Информационная система и её функционал

Введение

На протяжении всего развития человечества важное значение имеет объединение людей в группы: с начала для защиты и добывания пищи, а в последние века для создания компаний и совместного труда, переход от аграрного общества к индустриальному, а затем научно-техническая революция. По мере перехода наблюдается качественное изменение в управлении сообществами людей: раньше это были небольшие группы людей, цель которых было направлено на выживание рода, то со временем, сообщества становится более большими до крупных компаний. Целями и миссиями таких компаний становятся улучшение жизни человечества, разработка чего-то нового, помощь людям. В современном мире эта тенденция набирает обороты, но вместе с тем, компании стараются совместить эти цели с целями получения максимальной прибыли и минимизации расходов. Но, как и раньше, важным ресурсом в компании является команда. Важно правильное и эффективное управление персоналом предприятия, необходим эффективный инструмент для этой цели, который позволит получить максимальную прибыль и сократить расходы компании. Таким средством выступить информационная система.
В последнее время произошли значительные изменения в информационных технологиях. Существует множество технологий, которые улучшают и упрощают многие бизнес-процессы. Чтобы идти в ногу со временем и идти в ногу с реалиями рынков своей отрасли, компаниям необходимо совершенствовать и автоматизировать различные сферы своей деятельности, что влияет на общее управление бизнесом.
Известно, что правильное управление приносит значительные выгоды бизнесу и позволяет вам правильно распределять ресурсы, которыми обладает эта компания. По мере роста корпоративных проектов программные средства, ранее используемые для управления проектами, становятся менее эффективными.
Однако развитие информационных технологий значительно расширило возможности управления проектами за счет разработки специализированных программ.
На развитие информационных технологий повлияло такое разделение, как управление персоналом. Следует отметить, что управление персоналом является одним из важнейших компонентов компании, поскольку грамотное управление персоналом может повысить эффективность работы сотрудников компании и увеличить прибыль [1].
Эффективное управление персоналом является одним из важнейших показателей компании. Управление человеческими ресурсами - это практическая деятельность, направленная в первую очередь на оптимизацию использования человеческих ресурсов в организации и своевременное предоставление организацией необходимого персонала.
Управление персоналом включает в себя работу непосредственно с сотрудниками, реагирование на изменения в поведении людей и реагирование на желание своевременно уволить кого-либо. Отдел кадров может иметь катастрофические последствия, чтобы найти замену ключевому сотруднику, если он вдруг захочет покинуть компанию.
В последнее время число компаний, стремящихся улучшить процесс управления человеческими ресурсами с помощью информационных систем, значительно возросло. Такие информационные системы помогают достичь бизнес-целей за меньшее время и без дополнительных финансовых вложений.
Кроме того, совершенствование процесса управления персоналом позволяет повысить эффективность работы персонала компании; сократить расходы на персонал; уменьшить потери, связанные с увольнением работников; поддержание целостности всех процессов на предприятии.
Программное обеспечение для управления персоналом постоянно совершенствуется, обновляется и охватывает все больше и больше функций.
В результате существует сильная конкуренция между производителями таких систем. Поэтому важно своевременно расширять функциональность. Это определяет актуальность темы, выбранной для исследования.
Цель работы – информационная система и ее функционал.
1. Описание системы Lumesse ETWeb

ETWeb изначально был разработан американской компанией HRSoft, базирующейся в городе Морристаун, Нью-Джерси, и назывался "ExecuTRACK".
В 1983-1996 он бурно развивался и преобразовался с DOS-платформы Microsoft Access Client/Server в тонкий веб клиент, каким в настоящее время и является. ExecuTRACK менялся, а с начала 2002 года продукт был продолжен швейцарско-немецкой компанией под названием «ExecuTRACK AG / GmbH».
1 января 2007 ExecuTRACK AG / GmbH была приобретена компанией StepStone ASA, которая уже владеет таким ПО как iGrasp и EasyCruit для E-Recruiting. Отдел StepStone Solutions в настоящее время это джоб-борд который выбрали многие компании из списка Fortune 500.
В конце 2009 года издательский дом Axel Springer купил StepStone ASA (программное обеспечение и онлайн-подразделения), а чуть позже HgCapital взял на себя программное обеспечение StepStone Solutions Division.
В мае 2011 года StepStone Solutions была переименована в Lumesse [10].
Информационная система Lumesse ETWeb - это система, которая автоматизирует весь комплекс процессов управления персоналом. Важно отметить, что эта информация может быть отдельным решением, установленным на предприятии, или частью системы управления предприятием, которая уже используется на предприятии.
Информационная система ETWeb состоит из таких элементов, как:
сервер базы данных, который хранит, управляет и обрабатывает базу данных ETWeb, в которой хранится вся необходимая информация о сотрудниках, должностях, уровнях организационной структуры, рейтингах и параметрах компании, которые к ним относятся;
сервер приложений ETWeb, который создает и обрабатывает пользовательский интерфейс; также можно расширять и настраивать возможности отчетов через сервер отчетов, который создает отчеты в информационной системе компании;
системная учетная запись используется для обеспечения необходимого доступа к различным элементам и их безопасности, компонентам и ресурсам информационной системы;
рабочее место является пользовательским интерфейсом, который отображается пользователям при помощи web- браузера.
Давайте посмотрим на функции информационной системы ETWeb. Все функции обобщены в информационной системе в модулях:
Модуль «Базовая информация о сотрудниках и должностях» является базовым для работы всех HR-процессов. В ETWeb могут быть интегрированы данные о сотрудниках (карточки сотрудников) и их должностях из всех используемых в организации HR приложений: кадрово-учетных программ, систем организационного управления, обучения и т.д. ETWeb использует XML интерфейс, который позволяет без труда экспортировать информацию в другие базы данных/приложения. Двухсторонняя система информационного обмена между приложениями гарантирует, что процесс управления персоналом будет базироваться на полных и актуальных данных;
Модуль ETWeb «Управление эффективностью» помогает обеспечить соответствие результатов работы ваших сотрудников стратегическим целям организации. С помощью системы персонального сервиса ETWeb™ поддерживает интерактивный процесс постановки и согласования целей, в который могут быть вовлечены не только сотрудник и его линейный руководитель, но и функциональный руководитель, вышестоящие руководители, HR и т.д. Уровни согласования не ограничены. При постановке целей руководить может каскадировать свои цели подчиненным, что позволит построить дерево целей и видеть взаимосвязи между ними

. Оценка целей может происходить также поэтапно: сначала выставление самооценок сотрудника по целям, после чего – окончательных оценок руководителя;
модуль «Управление вознаграждениями». Можно наглядно увидеть и администрировать различные аспекты компенсационного пакета сотрудников вашей компании. Импортируйте данные по окладам из вашей существующей системы расчета заработных плат и планируйте изменение вознаграждения сотрудников в ETWeb.
Вместе с модулем «Управление эффективностью», вы сможете привязать компенсационную систему к личной эффективности сотрудников: рассчитывать премию в зависимости от реальной оценки результативности сотрудника.
Если вы практикуете использование исследований рынка оплаты труда, вы легко сможете загрузить обзоры заработных плат от различных компаний, проводящих эти исследования, с целью получения конкурентных рыночных ставок. В результате этой работы будут созданы устойчивые принципы оплаты труда, гарантирующие предоставление компанией конкурентоспособного вознаграждения.;
Модуль «Управление навыками и компетенциями» позволяет выстроить полный каталог компетенций компании, составить профили каждой позиции, оценить сотрудников, и составить GAP-анализ: анализ соответствия сотрудника занимаемой должности.
Функция «Поиск наиболее подходящих» позволяет за один клик сформировать список сотрудников, подходящих под должность по имеющимся управленческим и профессиональным компетенциям. Поставьте правильного человека на правильное место в нужное время - и вы получите рост производительности безо всяких дополнительных вложений. Выберите человека, который наилучшим образом соответствует позиции, и вы потратите значительно меньше времени и денег на его обучение и коучинг;
Модуль «Управление карьерой и система преемственности» позволяет управлять карьерными ожиданиями сотрудников, планировать их перемещение и помогает принимать продуманные кадровые решения. Он связывает воедино всю цепочку выбора кандидатов, от определения требований к позиции до сравнительной оценки каждого соискателя на соответствие этим требованиям.
Благодаря этому модулю, принимая решения по планированию кандидатов на ключевые должности, вы можете руководствоваться как пожеланиями кандидатов и рекомендациями их руководителей, так и найти наиболее подходящих сотрудников под профиль ключевой позиции, воспользовавшись специальным инструментом поиска. В результате вы сможете построить полноценное дерево кандидатов на позиции.
Модуль «Оценка 360 градусов» системы ETWeb является полноценным инструментом оценки, поддерживающим все фазы процесса: от назначения и согласования участников обратной связи, до заполнения анкет участниками, сбора и анализа полученных данных и получения отчета указывающего на сильные стороны сотрудника и стороны, требующие развития.
HR-менеджеры могут в любое время провести обширный и всесторонний анализ результатов; например, делать заключения о необходимости развития и обучения в отдельных областях управления или наблюдать за развитием руководящих кадров;
Модуль «Управление развитием» позволяет построить всесторонний план развития сотрудника на основании его оценок и фиксировать разные типы развивающих мероприятий, таких как обучение на курсах, наставничество, коучинг, временные стажировки на другие должности, а также любые другие мероприятия. Планируя развитие сотрудника можно воспользоваться инструментом нахождения курсов под компетенции требующие развития, что позволяет более точечно подходить к обучению сотрудников.
Это полноценное рабочее место T&D специалиста, в котором он может создать каталог курсов компании, управлять списками обучаемых, регистрировать участников, принимать решение о выдаче сертификатов, отслеживать оценки удовлетворенности и успешности обучения.[10].
Начиная с изучения материалов и заканчивая информационной системой ETWeb и ее функциональными компонентами, можно сделать вывод, что система может быть гибко адаптирована к требованиям заказчика, включая интерфейс, который включает в себя добавление нестандартных полей и разделов, а также модификацию и усовершенствование стандартных системных процессов, являющиеся основами для модулей, которые содержит информационная система.


2. Анализ функционала систем Lumesse ETWeb и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»

Для современной компании ключом к успеху является грамотное управление персоналом. И одним из важнейших процессов в управлении персоналом является управление талантами.
Управление талантами - это набор инструментов управления персоналом, которые позволяют компаниям эффективно использовать и развивать навыки и способности сотрудников, которые позволяют им вносить вклад в развитие организации. Неотъемлемой частью управления талантами является поддержание индивидуальных планов развития сотрудников (ИПР) [2].
ИПР - это программа действий, которая помогает сотруднику целенаправленно развивать навыки и качества внутри себя; документ, который описывает цели развития и конкретные меры для достижения целей.
Индивидуальный план развития, как правило, составляется на основе результатов оценки компетентности, которая сравнивает фактическую компетентность сотрудника с профилем компетентности, необходимым для его текущей должности или для должности, на которую претендует сотрудник [9].
Процессы обработки информации, связанные с созданием прав интеллектуальной собственности (создание, изменение, хранение, систематизация и т. д.), могут быть автоматизированы с использованием специализированных информационных систем. А поскольку права интеллектуальной собственности связаны с управлением персоналом, информационные инструменты, которые обычно поддерживают этот процесс, являются одним из модулей систем управления персоналом (системы HRM).
Система HRM - это система для автоматизации работы с сотрудниками на всех уровнях, от оперативного (ежедневный сбор данных) до стратегического (принятие бизнес-решений) [9].
Помимо систем управления персоналом, существуют программные продукты с ограниченной функциональностью - это Talent Management Systems (TMS).
Система TMS - это набор технологий, которые автоматизируют процессы в четырех ключевых областях: набор персонала, управление эффективностью, обучение и развитие, а также вознаграждение.
На мировом и внутреннем рынках существует множество систем HRM и систем TMS, но реализованные в них функциональные возможности не всегда включают в себя достаточно инструментов для выполнения ИПР сотрудника.
Поэтому необходимо проанализировать существующие программные продукты. Цель этого анализа - выяснить, какая информационная система лучше всего подходит для ведения индивидуальных планов развития.
Для достижения этой цели необходимо проанализировать те системы HRM и TMS, которые считаются лучшими - т. е. наиболее широко используются на российском рынке и обладают наиболее полной функциональностью с точки зрения реализации прав интеллектуальной собственности. Чтобы определить такие системы, обратимся к исследованиям аналитических организаций.
По словам Gartner, продукты зарубежных компаний Lumesse, Saba Software, SuccessFactors, Taleo, Workday и Infor уже много лет являются лидерами на мировом рынке систем управления персоналом